NL
Het verenigingsjaar en boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
De BDC kent drie soorten lidmaatschap, te weten Full Membership, Associate Membership en Honorary Membership. Full Membership staat open voor eigenaren van één of meer auto’s van het merk Bentley. Daaronder valt het hele scala vanaf de eerste Bentley uit 1919 tot en met de heden geproduceerde Bentley modellen. Eigenaren van een Rolls-Royce die technisch vrijwel identiek is aan een in dezelfde periode geproduceerd Bentley model, kunnen in aanmerking komen voor het Associate Membership. Zij hebben alle rechten, voordelen en plichten verbonden aan het lidmaatschap maar zij hebben geen stemrecht in de Algemene Ledenvergadering. Daarnaast kunnen ook eigenaren van automobielen van andere merken zich aanmelden als Associate Member. Dat geldt ook voor personen die voornemens zijn een Bentley aan te schaffen. Na aanschaf en aanmelding van de Bentley bij de BDC worden zij dan automatisch Full Member. Het Honorary Membership is geregeld in artikel 4 lid 4 van de statuten.
Rechtspersonen die als lid zijn toegelaten, worden gelijk gesteld aan Associate Members maar hoeven niet aan de daarvoor gestelde ciriteria te voldoen.
Bestuursleden zijn uit hoofde van hun bestuurslidmaatschap Full Member. Bij het einde van het bestuurslidmaatschap blijven zij alleen Full Member indien zij aan de daarvoor gestelde criteria voldoen.
registratie als lid :
Registratie van het lidmaatschap in het ledenregister van de BDC vindt plaats zodra betaling van de contributie door het nieuwe lid heeft plaatsgevonden. Totdat betaling is ontvangen, heeft het nieuwe lid de status van aspirant-lid. Bij aanmelding in de eerste 3 maanden van het jaar betalen nieuwe leden de gebruikelijke jaarcontributie. Bij aanmelding na 1 april betaalt het nieuwe lid een evenredig deel van de contributie naar rato van het aantal resterende volle maanden.
De penningmeester verstrekt, op aangeven van de secretaris, het aspirant-lid een opgave van de te betalen contributie en meldt de ontvangst van de contributie aan de secretaris. Het nieuwe lid wordt vervolgens door de secretaris ingeschreven in het ledenregister. Voor het omgaan door BDC met de persoonlijke gegevens van het lid wordt verwezen naar de privacyverklaring die bij aanvang van het lidmaatschap aan het lid wordt verstrekt.
Uitsluitend leden hebben recht op clubprestaties zoals het ontvangen van (nieuws)berichten en het deelnemen aan de evenementen tegen het ledentarief. Aspirant-leden hebben geen recht op clubprestaties. Het bestuur kan besluiten om uitzonderingen toe te staan op deze regel.
Leden die, na hiertoe tweemaal voor dezelfde betaling door de penningmeester zijn gemaand, verzuimen om de jaarlijkse contributie te voldoen, dienen verplicht een doorlopende incassomachtiging aan de penningmeester te verstrekken. Indien het desbetreffende lid hiertoe niet bereid is, zal het bestuur het besluit nemen om dit lid uit te schrijven. De secretaris deelt het betreffende lid dit bestuursbesluit onmiddellijk schriftelijk mede en verwijdert het lid uit het ledenregister.
Het bestuur van de vereniging fungeert als een collectief bestuur, hetgeen betekent dat activiteiten zoals deelname aan beurzen en het organiseren van evenementen in gezamenlijkheid als team en los van de eigen bestuursfuncties, worden opgepakt. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, secretaris en penningmeester.
De taken en verantwoordelijkheden van de bestuursleden zijn als volgt:
Jaarlijks wordt tenminste één ALV gehouden. De eerste ALV vindt statutair plaats binnen zes maanden na afloop van een kalenderjaar, behoudens verlenging van deze termijn overeenkomstig artikel 11 van de statuten.
De agenda van de eerste ALV omvat ten minste de volgende agendapunten:
Het bestuur stelt de frequentie van de bestuursvergaderingen vast naar behoefte. In de regel vinden verspreid over het jaar drie bestuursvergaderingen plaats. Digitaal vergaderen is mogelijk.
Bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar. Bestuursleden treden automatisch af aan het einde van hun drie jaar termijn. Aftredende bestuursleden zijn herkiesbaar. De bestuursverkiezing wordt jaarlijks tijdens de eerste ALV van het jaar gehouden. Verkiezing vindt plaats aan de hand van een door het bestuur vast te stellen verkiezingsrooster. Bij het ontstaan van een tussentijdse vacature zal op de eerstvolgende reguliere of ingelaste ALV een opvolgend bestuurslid in functie worden gekozen. De resterende functieperiode van het opvolgende bestuurslid is overeenkomstig de functieperiode van zijn voorganger zoals opgenomen in het verkiezingsrooster. Het verkiezingsrooster wordt gepubliceerd in de notulen van de ALV waarin de bestuursverkiezing heeft plaatsgevonden.
Ten behoeve van de jaarplanning stelt het bestuur een evenementenkalender op, die bij voorkeur in de maand januari aan de leden wordt gepresenteerd. Clubevenementen zijn activiteiten die door of namens het bestuur van de BDC ten behoeve van de leden worden georganiseerd. Voor clubevenementen wordt uit de middelen van de club budget beschikbaar gesteld. In de regel zal ook een eigen bijdrage van de leden worden gevraagd, om uitputting van clubmiddelen te voorkomen. Bij clubevenementen moet worden gedacht aan ritten voor de leden, gezamenlijke lunches of diners, technische voordrachten en deelname aan beurzen.
Op de evenementenkalender kunnen door het bestuur ook zogenaamde overige evenementen worden geplaatst. Deze evenementen worden door derden georganiseerd. Deelname aan deze evenementen is voor rekening en risico van het lid. Het feit dat een dergelijk evenement op de kalender geplaatst is brengt niet met zich mee dat het bestuur hier op enigerlei wijze bij betrokken is of (mede)verantwoordelijkheid hiervoor draagt.
Jaarlijks, bij het opstellen van de begroting voor het aankomende jaar, stelt het bestuur een budget vast dat per evenement in de jaarbegroting zal worden gereserveerd. Voor de ritten betreft dit in de regel een vast bedrag. Het budget per evenement betreft de nettobijdrage van de club, dus onder aftrek van eigen bijdragen van leden. Het bestuur stelt bij de vaststelling van de budgetbedragen tot doel om enerzijds prudent om te gaan met de middelen van de club, anderzijds om de bijdrage van de leden in een redelijke verhouding te laten staan ten opzichte van hetgeen geboden wordt. Besluiten van het bestuur inzake het budget per evenement worden vastgelegd in de schriftelijke verslagen van bestuursvergaderingen. In het jaarlijkse financiële jaarverslag legt het bestuur verantwoording af over de per evenement bestede bedragen.
Afwijking van het hiervoor genoemde budget per activiteit is op grond van bijzondere omstandigheden, zoals een uitgebreider/kostbaarder programma bijvoorbeeld vanwege een excursie of een bezoek, mogelijk. Over afwijkingen beslist het bestuur op voorstel van het bestuurslid evenementen, voorafgaand aan de verzending van de uitnodiging aan de leden.
Aankondiging
Alle clubevenementen worden op de evenementenkalender geplaatst. De leden worden persoonlijk via e-mail op de hoogte gesteld van een clubevenement en kunnen ook via de clubwebsite kennis nemen van de evenementenkalender.
Uitnodiging tot inschrijving
Uitnodigingen voor clubevenementen worden, voorzien van een korte beschrijving van het programma en de hoogte van de eigen bijdrage van de leden en de niet-leden, samen met een inschrijfformulier tenminste drie weken voorafgaand aan het clubevenement aan de leden toegezonden.
Uitnodigingen voor evenementen worden opgesteld door de leden die het desbetreffende clubevenement organiseren. Desgewenst kunnen bestuurslid evenementen en secretaris assisteren.
Herinnering uitnodiging
De organisator beoordeelt of het zenden van een herinnering van de uitnodiging voor een evenement gewenst is. In dat geval wordt tijdig vóór het evenement een herhaling van de oproep tot inschrijving gedaan. In beginsel, zeker als het evenement gepaard gaat met bijdragen van derden zoals cateraars/restauranthouders, wordt de inschrijving één week voorafgaand aan het evenement gesloten. De beoogde datum van afsluiting van de inschrijving wordt vermeld in de uitnodiging. Over inschrijvingen die ontvangen worden na de beoogde datum van inschrijving beslist het bestuurslid evenementen.
Inschrijving door leden
Inschrijvingen kunnen plaatsvinden via het hiervoor bestemde inschrijvingsformulier dat bij de uitnodiging wordt gevoegd.
Inschrijving door niet-leden
Indien ook niet-leden zich kunnen inschrijven voor clubevenementen wordt, om de beslotenheid van de clubevenementen geen geweld aan te doen, het aantal inschrijvingen voor niet-leden gelimiteerd naar het oordeel van het bestuurslid evenementen.
Registratie van de inschrijvingen
Registratie van de inschrijvingen vindt plaats door de organisator van het clubevenement, dan wel het bestuurslid evenementen. De organisator stemt tussentijds met het bestuurslid evenementen af omtrent het aantal inschrijvingen op enig moment.
Registratie deelnemers en incasso eigen bijdrage leden
Voorafgaand aan het clubevenement vindt registratie van de deelnemers plaats en dient de eigen bijdrage tegelijk met de inschrijving te worden overgemaakt op de rekening van de BDC.
Telefoonnummers van deelnemers dienen te zijn opgenomen op de inschrijvingsformulieren. Uitgangspunt is dat leden die zich inschrijven ook deelnemen aan het desbetreffende clubevenement. Leden die, ondanks voorafgaande aanmelding, toch niet aanwezig kunnen zijn dienen dit telefonisch te melden bij de organisator en schriftelijk te bevestigen voorafgaand aan het evenement. In beginsel bestaat er in dat geval geen recht op restitutie van het inschrijfgeld tenzij in de uitnodiging anders is vermeld of het bestuur, de omstandigheden hierbij in aanmerking nemend, hiertoe besluit.
Aansprakelijkheid
De BDC is niet aansprakelijk voor eventuele schade tijdens ritten en andere clubevenementen.
Aansprakelijkheid van de BDC wordt expliciet uitgesloten bij de inschrijving voor evenementen. Dit wordt vermeld in het inschrijvingsformulier. Tevens wordt bij aanvang van het evenement een exoneratie-formulier verstrekt, dat door de bestuurder en de navigator ondertekend moet worden. Door ondertekening van beide formulieren worden de deelnemers geacht hiervan op de hoogte te zijn en hiermee in te stemmen. Het bestuurslid evenementen bewaart de originele ondertekende formulieren gedurende tenminste vijf jaar.
Communicatie deelnemers
De organisator van een evenement draagt er zorg voor dat van alle deelnemers bekend is of en in hoeverre zij zullen deelnemen aan het volledige programma van het clubevenement. Bij twijfel over de afwezigheid van een deelnemer neemt de organisatie contact op met desbetreffende deelnemers om de reden van afwezigheid te vernemen en eventueel te voorzien in ondersteuning in geval van onverhoopte (technische) problemen.
Financiële garanties/Eindafrekening
De organisator van een evenement kan door het bestuur gemachtigd worden om namens de BDC borgstellingen aan te gaan en garanties te geven. De organisator is verantwoordelijk voor het opmaken van de eindafrekening van het evenement en draagt er zorg voor dat de eindafrekening van een clubevenement, via het bestuurslid evenementen, in ieder geval binnen een maand na afloop van het clubevenement in het bezit is van de penningmeester, zodat de financiële afwikkeling kan plaatsvinden. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de financiële afwikkeling berust bij de penningmeester.
Het bestuur kan aanspraak maken op vergoeding van uitgaven die in privé ten behoeve van de club zijn gedaan. In ieder geval betreft dit de kosten die rechtstreeks samenhangen met aanschaffingen ten behoeve van de club, uitgaven bij evenementen en t.b.v. prestaties door leden.
De BDC beschikt over het Internetdomein bdc-dutchregion.nl
Op deze Internetlocatie wordt een website gepresenteerd met actuele informatie over de BDC zoals:
Het beheer van de website valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur.
De BDC kan zich laten registreren bij social media zoals Facebook en Instagram.
Op deze social media wordt informatie gedeeld over en met betrekking tot de BDC en eventuele andere berichten die interessant kunnen zijn voor de leden en derden die in het merk zijn geïnteresseerd.
Het beheer van social media valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
Voor het dagelijks beheer van de website en social media kan het bestuur zich laten bijstaan door leden en een externe webmaster ter controle van de inhoud, informatie en afbeeldingen enz., ter voorkoming van publicatie(s) die in strijd zijn met de wet of met hetgeen in het maatschappelijk verkeer aanvaardbaar is.
Het privacy beleid van de BDC is beschreven in de privacyverklaring, die is opgenomen als bijlage bij dit huishoudelijk reglement. De privacyverklaring vormt een integraal onderdeel van dit huishoudelijk reglement.
In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur, behoudens het recht tot vernietiging van een bestuursbesluit met verzoek tot een nieuwe beslissing door de Algemene Ledenvergadering (ALV).
