NL
Artikel 1
Het verenigingsjaar en boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
Artikel 2 Soorten lidmaatschap
1. De BDC-DR kent drie soorten lidmaatschap, te weten Full Membership, Associate Membership
en Honorary Membership.
a. Full Membership staat open voor eigenaren van één of meer auto’s van het merk Bentley.
Daaronder valt het hele scala vanaf de eerste Bentley uit 1919 tot en met de heden
geproduceerde Bentley modellen.
b. Associate Membership staat open voor eigenaren van een Rolls-Royce die technisch vrijwel
identiek is aan een in dezelfde periode geproduceerd Bentley model. Zij hebben alle
rechten, voordelen en plichten verbonden aan het lidmaatschap, maar zij hebben géén
stemrecht in de Algemene Ledenvergadering.
Associate Membership staat daarnaast open voor personen die voornemens zijn een
Bentley aan te schaffen. Na aanschaf en aanmelding van de Bentley bij de BDC-DR worden
zij dan automatisch Full Member.
c. Het Honorary Membership is geregeld in artikel 4, lid 4 van de statuten.
2. Bij voorgaande soorten lidmaatschap kunnen rechtspersonen als lid worden toegelaten:
a. Als Full Member voor zover zij worden vertegenwoordigd door een persoon die, door
middel van de rechtspersoon, kwalificeert voor dit soort lidmaatschap,
b. Overige rechtspersonen als Associate Member.
3. Bestuursleden zijn uit hoofde van hun bestuurslidmaatschap Full Member. Bij het einde van het
bestuurslidmaatschap blijven zij alleen Full Member indien zij aan de daarvoor gestelde criteria
voldoen.
Artikel 3 Registratie en contributie
1. Aanmelding vindt plaats door middel van het aanmeldformulier dat via de website kan worden
ingediend, of door toezending aan de secretaris.
2. De penningmeester verstrekt, op aangeven van de secretaris, het aspirant-lid een opgave van de
te betalen contributie en meldt de ontvangst van de contributie aan de secretaris.
3. Registratie van het lidmaatschap in het ledenregister van de BDC-DR vindt plaats door de
secretaris zodra betaling van de contributie door het nieuwe lid heeft plaatsgevonden. Totdat
betaling is ontvangen, heeft het nieuwe lid de status van aspirant-lid.
4. Bij aanmelding in de eerste tien maanden van enig kalenderjaar betalen nieuwe leden de
volledige jaarcontributie. Bij aanmelding op of na 1 november van enig kalenderjaar betaalt het
nieuwe lid een volledige jaarcontributie voor de periode vanaf datum aanmelding tot en met het
volgende kalenderjaar (effectief dus eenmalig tot 14 maanden als eerste periode lidmaatschap).
5. Bij opzegging gedurende een kalenderjaar vindt geen restitutie plaats van betaalde contributie
voor dat kalenderjaar.
6. Leden die, na hiertoe tweemaal voor dezelfde betaling door de penningmeester zijn gemaand,
verzuimen om tijdig de jaarlijkse contributie te voldoen, dienen verplicht een doorlopende
incassomachtiging aan de penningmeester te verstrekken. Indien het desbetreffende lid hiertoe
niet bereid is, zal het bestuur het besluit nemen om dit lid uit te schrijven. De secretaris deelt het
betreffende lid dit bestuursbesluit onmiddellijk schriftelijk mede en verwijdert het lid uit het
ledenregister.
Artikel 4 Recht op clubprestaties
Leden van ieder van de drie soorten lidmaatschap hebben recht op clubprestaties, zoals het
ontvangen van (nieuws)berichten en het deelnemen aan de evenementen tegen het ledentarief.
Aspirant-leden hebben in beginsel geen recht op clubprestaties. Het bestuur kan besluiten om
uitzonderingen toe te staan op deze regel.
Artikel 5
1. Het bestuur van de vereniging fungeert als een collectief bestuur, hetgeen betekent dat
activiteiten zoals deelname aan beurzen en het organiseren van evenementen in gezamenlijkheid
als team en los van de eigen bestuursfuncties, worden opgepakt.
2. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, secretaris en penningmeester.
3. Het bestuur bestaat naast het dagelijks bestuur uit een vice-voorzitter en een bestuurslid
evenementen.
4. De taken en verantwoordelijkheden van de bestuursleden zijn in beginsel als volgt:
a. De voorzitter:
i. zit de bestuursvergaderingen voor,
ii. zit de Algemene Ledenvergadering voor, tenzij overeenkomstig artikel 13, lid 1 van de
statuten op andere wijze in het voorzitterschap is voorzien,
iii. onderhoudt het contact met andere clubs, met name de moederclub in het Verenigd
Koninkrijk,
iv. vertegenwoordigt de BDC-DR naar buiten en is eerste aanspreekpunt voor de zaken
die de vereniging betreffen. Voor het verrichten van rechtshandelingen namens de
vereniging wordt verwezen naar artikel 10 van de statuten inzake de
vertegenwoordigingsbevoegdheid,
v. ziet er, in samenspraak met de andere bestuursleden, op toe dat afgesproken acties
worden uitgevoerd en doelstellingen worden gerealiseerd,
vi. bereidt in samenspraak met de secretaris en de overige bestuursleden
bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering voor.
b. De secretaris:
i. draagt zorg voor een actueel ledenregister en permanent inzicht in ledenmutaties,
ii. maakt de agenda’s op voor de bestuursvergaderingen en de Algemene
Ledenvergadering,
iii. notuleert bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering en werkt de
actiepuntenlijsten bij,
iv. ontvangt berichten van derden aan de BDC-DR en behandelt deze - zo nodig in
samenspraak met de voorzitter,
v. bereidt in samenspraak met de voorzitter en de overige bestuursleden
bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering voor,
vi. draagt zorg voor archivering van permanente stukken en notulen.
c. De penningmeester:
i. stelt in overleg met de andere bestuursleden jaarlijks een taakstellende begroting op,
ii. draagt zorg voor facturering en incasso van contributie en van andere vorderingen,
iii. verricht het betalingsverkeer,
iv. informeert het bestuur periodiek via een overzicht van inkomsten en uitgaven over de
financiële gang van zaken,
v. bewaakt de financiële positie van de vereniging,
vi. legt verantwoording af aan de kascommissie over het gevoerde financiële beheer.
d. De vice-voorzitter:
i. neemt de taken van de voorzitter waar bij diens ontstentenis,
ii. zorgt voor de naleving van de statuten en reglementen,
iii. verricht werkzaamheden, in overleg met de andere bestuursleden.
e. Het bestuurslid evenementen:
i. stelt in overleg met de andere bestuursleden en de leden een jaarlijkse
evenementenkalender op,
ii. levert input over evenementen ten behoeve van de jaarlijkse taakstellende begroting
iii. coördineert evenementen, in samenspraak met organiserende leden,
iv. draagt budgetverantwoordelijkheid voor evenementen.
Artikel 6 Algemene leden vergadering (ALV)
1. Jaarlijks wordt tenminste één ALV gehouden. De eerste ALV vindt statutair plaats binnen zes
maanden na afloop van een kalenderjaar, behoudens verlenging van deze termijn
overeenkomstig artikel 11 van de statuten.
2. De agenda van de eerste ALV per kalenderjaar omvat ten minste de volgende agendapunten:
a. notulen van de voorgaande ALV met daarin de genomen besluiten, inclusief een
opgave van de aanwezigen en afmeldingen, alsmede een actiepuntenlijst,
b. financieel jaarverslag van de penningmeester over het voorgaande boekjaar, dat
voorafgaand aan de vergadering moet zijn gecontroleerd door de kascommissie (zie
ook artikel 14 van dit huishoudelijk reglement),
c. verslag van de kascommissie,
d. décharge van het bestuur,
e. begroting lopende verenigingsjaar,
f. bestuursverkiezing,
g. verkiezing van de kascommissie.
Artikel 7 Bestuursvergaderingen
Het bestuur stelt de frequentie van de bestuursvergaderingen vast naar behoefte. In de regel vinden
verspreid over het jaar drie bestuursvergaderingen plaats. Digitaal vergaderen is mogelijk.
Artikel 8 Bestuursverkiezing
1. Bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar. Bestuursleden treden
automatisch af aan het einde van hun drie jaar termijn. Aftredende bestuursleden zijn
herkiesbaar.
2. De bestuursverkiezing voor vacante functies wordt jaarlijks tijdens de eerste ALV van het jaar
gehouden.
3. Verkiezing vindt plaats aan de hand van een door het bestuur vast te stellen verkiezingsrooster.
Het verkiezingsrooster wordt gepubliceerd in de notulen van de ALV waarin de
bestuursverkiezing heeft plaatsgevonden.
4. Bij het ontstaan van een tussentijdse vacature kan het bestuur voorzien in tijdelijke opvulling. Op
de reguliere of ingelaste ALV draagt het bestuur een opvolgend bestuurslid voor ter benoeming
in functie. De resterende functieperiode van het opvolgende bestuurslid is overeenkomstig de
functieperiode van zijn voorganger zoals opgenomen in het verkiezingsrooster.
Artikel 9 Kascommissie
1. De kascommissie heeft tot taak om tenminste éénmaal per jaar de inkomsten en de uitgaven van
de club te controleren op rechtmatigheid en juiste verantwoording. Zij stelt een verslag samen
over haar bevindingen dat op de eerstvolgende ALV wordt gepresenteerd.
2. De penningmeester archiveert dit verslag door het bij de door de ALV goedgekeurde jaarstukken
te voegen.
3. De kascommissie bestaat uit tenminste twee leden en een reserve-lid. Ieder jaar treedt het
langst zittende lid van de kascommissie af en wordt een nieuw (reserve)lid door de ALV
gekozen.
Artikel 10 Verzekeringen
1. Het bestuur draagt zorg voor een verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid.
2. Voor de activiteiten die binnen clubverband plaatsvinden dient een
aansprakelijkheidsverzekering te worden afgesloten. Deze verzekering ziet niet op de auto’s van
leden aangezien BDC-DR aansprakelijkheid hiervoor uitsluit en ervan uitgaat dat leden voor hun
auto’s tenminste de wettelijk vereiste dekking hebben afgesloten.
3. Het bestuur beziet of en in hoeverre er, in aanvulling op door leden afgesloten verzekering, een
verzekering moet worden afgesloten voor voertuigen die door leden ten behoeve van
evenementen ter beschikking worden gesteld.
Artikel 11 Vergoedingen bestuur
1. Bestuursfuncties zijn onbezoldigd.
2. Het bestuur kan aanspraak maken op vergoeding van uitgaven die in privé ten behoeve van de
club zijn gedaan. In ieder geval betreft dit de kosten die rechtstreeks samenhangen met
aanschaffingen ten behoeve van de club, uitgaven bij evenementen en ten behoeve van
prestaties door leden.
Artikel 12 Clubevenementen
1. Clubevenementen zijn activiteiten die door of namens het bestuur van de BDC-DR ten behoeve
van de leden worden georganiseerd. Bij clubevenementen moet worden gedacht aan ritten voor
de leden, gezamenlijke lunches of diners, technische voordrachten en deelname aan beurzen.
2. Ten behoeve van de jaarplanning stelt het bestuur een evenementenkalender op, die bij voorkeur
in de maand januari aan de leden wordt gepresenteerd.
3. Voor clubevenementen wordt in de regel een eigen bijdrage van de leden gevraagd, om
uitputting van clubmiddelen te voorkomen. Per clubevenement kan uit de middelen van de club
budget beschikbaar worden gesteld.
Artikel 13 Overige evenementen
Op de evenementenkalender kunnen door het bestuur ook zogenaamde overige evenementen
worden geplaatst. Deze evenementen worden door derden georganiseerd. Deelname aan deze
evenementen is voor rekening en risico van het lid. Het feit dat een dergelijk evenement op de
kalender geplaatst is brengt niet met zich mee dat het bestuur hier op enigerlei wijze bij betrokken is
of (mede)verantwoordelijkheid hiervoor draagt.
Artikel 14 Budget clubevenementen
1. Jaarlijks, bij het opstellen van de begroting voor het aankomende jaar, stelt het bestuur een
budget vast dat per evenement in de jaarbegroting zal worden gereserveerd. Voor de ritten
betreft dit in de regel een vast bedrag. Het budget per evenement betreft de nettobijdrage van
de club, dus onder aftrek van eigen bijdragen van leden.
2. Het bestuur stelt bij de vaststelling van de budgetbedragen tot doel om enerzijds prudent om te
gaan met de middelen van de club, anderzijds om de bijdrage van de leden in een redelijke
verhouding te laten staan ten opzichte van hetgeen geboden wordt.
3. Besluiten van het bestuur inzake het budget per evenement worden vastgelegd in de
schriftelijke verslagen van bestuursvergaderingen. In het jaarlijkse financiële jaarverslag legt het
bestuur verantwoording af over de per evenement bestede bedragen.
4. Afwijking van het hiervoor genoemde budget per activiteit is op grond van bijzondere
omstandigheden, zoals een uitgebreider/kostbaarder programma bijvoorbeeld vanwege een
excursie of een bezoek, mogelijk. Over afwijkingen beslist het bestuur op voorstel van het
bestuurslid evenementen, voorafgaand aan de verzending van de uitnodiging aan de leden.
Artikel 15 Aankondiging en uitnodiging evenementen
1. Alle clubevenementen worden op de evenementenkalender geplaatst. De leden worden
persoonlijk via e-mail op de hoogte gesteld van een clubevenement en kunnen ook via de
clubwebsite kennisnemen van de evenementenkalender.
2. Uitnodigingen voor clubevenementen worden, voorzien van een korte beschrijving van het
programma en de hoogte van de eigen bijdrage van de leden (en indien van toepassing voor de
niet-leden), samen met een inschrijfformulier tenminste drie weken voorafgaand aan het
clubevenement aan de leden toegezonden.
3. De beoogde datum van afsluiting van de inschrijving wordt vermeld in de uitnodiging. In
beginsel, zeker als het evenement gepaard gaat met bijdragen van derden zoals cateraars /
restauranthouders, wordt de inschrijving één week voorafgaand aan het evenement gesloten.
4. Uitnodigingen voor evenementen worden opgesteld door de leden die het desbetreffende
clubevenement organiseren. Desgewenst kunnen bestuurslid evenementen en secretaris
assisteren.
5. De organisator beoordeelt of het zenden van een herinnering van de uitnodiging voor een
evenement gewenst is. In dat geval wordt tijdig vóór het evenement een herhaling van de
oproep tot inschrijving gedaan.
6. Over inschrijvingen die ontvangen worden na de beoogde datum van inschrijving beslist het
bestuurslid evenementen.
Artikel 16 Inschrijving evenementen
1. Inschrijving voor evenementen staat in beginsel enkel open voor leden. Het bestuur kan
besluiten een evenement ook open te stellen voor inschrijving door niet-leden.
2. Indien ook niet-leden zich kunnen inschrijven voor clubevenementen wordt, om de beslotenheid
van de clubevenementen geen geweld aan te doen, het aantal inschrijvingen voor niet-leden
gelimiteerd naar het oordeel van het bestuurslid evenementen.
3. Inschrijvingen kunnen plaatsvinden via het hiervoor bestemde inschrijvingsformulier dat bij de
uitnodiging wordt gevoegd, dan wel via een digitale faciliteit.
4. Registratie van de inschrijvingen vindt in beginsel plaats door de secretaris, dan wel via een
digitale faciliteit. Het bestuur kan besluiten de registratie te beleggen bij de organisator van het
clubevenement, dan wel het bestuurslid evenementen. De secretaris stemt tussentijds met het
bestuurslid evenementen af omtrent het aantal inschrijvingen op enig moment.
5. De eigen bijdrage dient tegelijk met de inschrijving te worden overgemaakt op de rekening van
de BDC-DR. Inschrijving wordt een definitieve aanmelding na betaling van de eigen bijdrage.
6. Uitgangspunt is dat leden die zich inschrijven ook deelnemen aan het desbetreffende
clubevenement. Leden die, ondanks voorafgaande aanmelding, toch niet aanwezig kunnen zijn
dienen dit telefonisch te melden bij de organisator en schriftelijk te bevestigen voorafgaand aan
het evenement. In beginsel bestaat er in dat geval geen recht op restitutie van het inschrijfgeld
tenzij in de uitnodiging anders is vermeld of het bestuur, de omstandigheden hierbij in
aanmerking nemend, hiertoe besluit.
Artikel 17 Aansprakelijkheid
1. De BDC-DR is niet aansprakelijk voor eventuele schade tijdens ritten en andere evenementen.
2. Aansprakelijkheid van de BDC-DR wordt expliciet uitgesloten bij de inschrijving voor
evenementen. Dit wordt vermeld in het inschrijvingsformulier. Tevens wordt bij aanvang van een
rijd-evenement dan wel voorafgaand via een digitale faciliteit een exoneratie-formulier verstrekt,
dat door de bestuurder en de navigator ondertekend moet worden. Door ondertekening van
beide formulieren worden de deelnemers geacht hiervan op de hoogte te zijn en hiermee in te
stemmen. Het daartoe aangewezen bestuurslid bewaart de originele dan wel digitaal
ondertekende formulieren gedurende tenminste vijf jaar.
Artikel 18 Communicatie deelnemers
1. De organisator van een evenement draagt er zorg voor dat van alle deelnemers bekend is of en
in hoeverre zij zullen deelnemen aan het volledige programma van het clubevenement.
2. Telefoonnummers van deelnemers dienen te zijn opgenomen op de inschrijvingsformulieren.
3. Bij twijfel over de afwezigheid van een of meerdere deelnemers neemt de organisatie contact op
met desbetreffende deelnemer(s) om de reden van afwezigheid te vernemen en eventueel te
voorzien in ondersteuning in geval van onverhoopte (technische) problemen.
Artikel 19 Financiële garanties/eindafrekening
De organisator van een evenement kan door het bestuur gemachtigd worden om namens de BDC-DR
borgstellingen aan te gaan en garanties te geven. De organisator is verantwoordelijk voor het
opmaken van de eindafrekening van het evenement en draagt er zorg voor dat de eindafrekening van
een clubevenement, via het bestuurslid evenementen, in ieder geval binnen een maand na afloop van
het clubevenement in het bezit is van de penningmeester, zodat de financiële afwikkeling kan
plaatsvinden. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de financiële afwikkeling berust bij de
penningmeester.
Artikel 20 Website BDC-DR
1. De BDC-DR beschikt over het Internetdomein bdc-dutchregion.nl .
2. Op deze Internetlocatie wordt een website gepresenteerd met actuele informatie over de BDCDR
zoals:
a. samenstelling bestuur,
b. contactgegevens,
c. nieuwsberichten,
d. de activiteitenkalender van het lopende jaar,
e. fotoverslagen van evenementen,
f. informatie over sponsors en adverteerders,
g. overige informatie, zoals sociale media, aangesloten organisaties en inschrijving KvK.
Artikel 21 Social Media
1. De BDC-DR kan zich (laten) registreren bij social media zoals doch niet uitsluitend Facebook en
Instagram.
2. Op deze social media wordt informatie gedeeld over en met betrekking tot de BDC-DR en
eventuele andere berichten die interessant kunnen zijn voor de leden en derden die in het merk
zijn geïnteresseerd.
Artikel 22 Beheer website en social media
1. Het beheer van de website valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur.
2. Het beheer van social media valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
3. Voor het dagelijks beheer van de website en social media kan het bestuur zich laten bijstaan
door leden en een externe webmaster ter controle van de inhoud, informatie en afbeeldingen
enz., ter voorkoming van publicatie(s) die in strijd zijn met de wet of met hetgeen in het
maatschappelijk verkeer aanvaardbaar is.
Artikel 23 Privacy beleid
Het privacy beleid van de BDC-DR is beschreven in de privacyverklaring, die is opgenomen als
bijlage bij dit huishoudelijk reglement. De privacyverklaring vormt een integraal onderdeel van dit
huishoudelijk reglement.
Artikel 24 Zaken waar dit huishoudelijk reglement niet in voorziet
In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur, behoudens het
recht tot vernietiging van een bestuursbesluit met verzoek tot een nieuwe beslissing door de
Algemene Ledenvergadering (ALV).
